L’évolution des technologies informatiques a transformé le système de fonctionnement des entreprises, surtout celles qui œuvrent dans le secteur de la gestion documentaire et administrative. Aujourd’hui, de nombreux services entrent aussi dans le processus de dématérialisation comme la gestion de paie. C’est une pratique profitable tant aux entreprises qu’aux salariés.
Concrètement, qu’est-ce que la dématérialisation de la paie ?
Un système de dématérialisation de paie est utilisé pour lancer la digitalisation du bulletin de paieet permettre sa gestion à distance. En d’autres termes, les fiches de salaires vont être créées sous un format électronique grâce à un logiciel dédié. Ce dernier peut aussi être utilisé pour l’envoi et le stock des documents dans un coffre-fort électronique accessible à tous les collaborateurs via leur compte personnel. Ils ont donc la possibilité de consulter leurs fiches de paie à tout moment si besoin.
Quels intérêts pour l’entreprise et les salariés ?
La transition vers la dématérialisation de la paie présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise. En fait partie la diminution des coûts de gestion puisque c’est un nouveau processus qui allège de l’utilisation de papiers et d’encre, mais aussi des frais divers comme la mise sous pli, le stockage, l’affranchissement, etc. Par la même occasion, l’entreprise diminue son empreinte environnementale.
Ce mode opératoire permet aussi d’optimiser le temps grâce à l’automatisation de la création et de la transmission des fiches de paie ainsi que la centralisation des données sur une seule plateforme. Si vous choisissez un logiciel de gestion en mode SaaS, les collaborateurs autorisés peuvent alors accéder aux données en s’identifiant simplement.
Par ailleurs, les salariés n’auront plus de problème de sauvegarde de leurs bulletins de salaire. Ces derniers seront stockés sur une plateforme à laquelle ils pourront accéder depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette n’importe où et n’importe quand avec une connexion internet.
Une pratique légale ?
Les entreprises qui se lancent dans un processus de modernisation de leur fonctionnement n’ont pas hésité à basculer vers la digitalisation de la paie. En réalité, il s’agit d’une pratique légalisée par le Code du Travail en 2009 et accessible aux chefs d’entreprise du moment qu’ils assurent la protection des données et qu’ils rendent possible l’accès aux fiches de paie. Les dirigeants doivent également obtenir la permission des salariés avant de dématérialiser leur paie.
Cependant, la loi du Travail n’oblige plus les entreprises à obtenir l’accord des salariés avant de lancer le processus depuis 2017. Cependant, ils ont la possibilité de demander à toujours recevoir la version papier de leur bulletin de paie.