La gestion de la paie représente un volume de travail conséquent et ennuyeux pour l’employé qui en a la charge. En effet, entre la création, l’impression et la distribution des bulletins de paie en passant par l’intégration de l’évolution de la législation, l’application des nouvelles règles de calcul et les déclarations sociales, il y a de quoi être débordé à chaque fin de mois. L’externalisation de la paie s’impose comme une solution avantageuse, ne serait-ce que pour éviter les retards et les erreurs que les salariés ne manquent pas de signaler.
Une option pour maîtriser ses coûts et sécuriser ses données
La gestion de la paie et, par nature, une activité très technique et en évolution permanente. En la confiant à un prestataire dont c’est l’activité principale, l’entreprise est assurée d’être en conformité avec la loi. En effet, les agences d’externalisation de paie maintiennent une veille légale et juridique permanente, ce qui limite les risques d’infraction.
Il est à rappeler que le coût d’une fiche de paie ne se limite pas au salaire de la personne qui en a la charge divisé par le nombre de fiches traitées. En effet, il faut y intégrer le coût de l’outil informatique nécessaire au traitement, celui du recrutement, de la formation et des éventuelles pénalités financières. Le budget consacré à la gestion de la paie est donc optimisé, car ces coûts sont replacés par un coût unique. En règle générale, recourir à l’externalisation de la paie permet des économies de 20 à 30% grâce aux économies d’échelle réalisées par le prestataire.
Mais ce n’est pas tout ! En faisant appel à une agence d’externalisation de paie, l’entreprise a à sa disposition un tableau de bord contenant les principaux indicateurs de performance. A la demande de l’entreprise cliente, le prestataire réalise des simulations de paie en fonction de modes de rémunération qu’elle a choisis : avantages en nature, primes, contrats spécifiques, rachat de congés payés… La sécurité est également au rendez-vous avec l’externalisation, car les données de l’entreprise sont stockées sur des serveurs protégés contre le piratage informatique.