Les entreprises de petite envergure (TPE et PME) ou les structures plus développées (ETI et grands groupes), tout comme les professionnels libéraux ont besoin de l’aide de collaborateurs qui sauront prendre en charge les tâches de secrétariat. Le recours à des prestataires spécialisés est désormais courant pour que les travaux soient réalisés dans les règles de l’art.
Les prestations relatives au télésecrétariat
Les missions qui incombent aux secrétaires sont variées. Si certaines sont assez simples, d’autres sont aussi chronophages que fastidieuses. Les innovations technologiques dans les domaines de l’informatique, des télécommunications et de l’Internet ont cependant permis de simplifier le quotidien de ces professionnels. Mieux, avec la possibilité d’externaliser le télésecrétariat, les entreprises et les travailleurs libéraux y trouvent également leur compte.
Parmi les opérations qui peuvent faire l’objet d’une externalisation figurent : l’accueil téléphonique, l’organisation des plannings et des rendez-vous. Mais aussi les travaux administratifs comme la réception, la rédaction et le tri du courrier ou la petite gestion comptable et commerciale, etc.
Une solution très pratique
L’externalisation du secrétariat s’avèrera d’une aide précieuse pour les dirigeants d’entreprise qui n’ont ni le temps, ni les compétences nécessaires pour s’en charger. Confier les travaux à des spécialistes qualifiés, à une agence ou à un travailleur indépendant, permet de bénéficier de compétences de professionnels, sans avoir à investir dans le recrutement et la gestion du personnel dédié.
Les prestations en télésecrétariat sont généralement conçues à la carte. Et en fonction des besoins, il est possible de choisir entre une collaboration ponctuelle (intérim ou pour vous accompagner dans une mission spécifique), à fréquence régulière ou pour une durée plus ou moins longue. Par ailleurs, avec les services en ligne, vos secrétaires seront joignables à tout moment et où que vous soyez.
Des avantages financiers non négligeables
L’externalisation offre aussi des avantages financiers intéressants. À commencer par les économies réalisées sans la mise en place et la gestion d’un service de secrétariat en interne. Vous n’aurez en effet ni à aménager et équiper des espaces ou des bureaux, ni à vous acquitter des charges sociales de vos assistants.
Par ailleurs, les prestations étant conçues à la carte, la maîtrise des coûts est plus simple. Vous ne payerez que pour les travaux dont vous avez réellement besoin. Et en fonction de la durée de la collaboration (services ponctuels, réguliers ou en CDI).
Quoi qu’il en soit, profiter des avantages pratiques et économiques de l’externalisation des travaux de secrétariat impose de trouver des prestataires fiables et qui connaissent bien votre secteur d’activités.